Une demande de congé de longue maladie (CLM) doit être précise pour être instruite, tout en protégeant vos informations de santé. Le modèle ci-dessous convient à une première demande, à une demande pendant un congé de maladie ordinaire ou à un renouvellement. La lettre formalise votre démarche auprès de l’administration. Le certificat médical apporte, de son côté, les éléments nécessaires à l’examen de votre situation.
Modèle de lettre de demande de CLM à personnaliser
Adressez ce courrier au destinataire désigné par votre employeur public : direction, service des ressources humaines ou autorité hiérarchique compétente. Remplacez chaque élément entre crochets avant l’envoi et vérifiez la procédure propre à votre administration.
[Vos prénom et nom]Agent [titulaire, stagiaire ou contractuel], [corps, cadre d’emplois ou grade][Service ou établissement][Adresse][Téléphone] , [E-mail]
À l’attention de [Madame ou Monsieur, fonction ou service compétent][Nom de l’administration ou de l’établissement][Adresse]
À [ville], le [date]
Objet : demande de placement en congé de longue maladie (CLM)
Madame, Monsieur,
Agent exerçant les fonctions de [intitulé du poste] au sein de [service], je sollicite mon placement en congé de longue maladie à compter du [date de début souhaitée], pour une durée prévisionnelle de [durée souhaitée].
Mon état de santé ne me permet pas d’exercer normalement mes fonctions et nécessite un suivi médical prolongé. Vous trouverez joint le certificat médical requis à l’appui de ma demande, transmis selon les modalités prévues par votre administration afin de préserver le caractère confidentiel des informations médicales.
Je reste à votre disposition pour fournir tout document administratif complémentaire et pour répondre aux convocations ou mesures d’expertise médicale nécessaires à l’instruction de mon dossier.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.
[Signature]
Les 6 mentions qui rendent le courrier exploitable
Une lettre de demande de congé de longue maladie dans la fonction publique n’a pas à raconter votre parcours médical. Elle doit surtout permettre d’identifier clairement l’agent, la demande formulée et sa date de prise d’effet. Vérifiez les six éléments suivants avant l’envoi.
- Vos coordonnées et votre situation professionnelle : indiquez vos nom, prénom, adresse et coordonnées utiles. Ajoutez votre poste, votre service, votre statut et, lorsque cela s’applique, votre corps, cadre d’emplois ou grade. Ces informations permettent au service instructeur de rattacher rapidement le courrier à votre dossier.
- Le bon destinataire : vérifiez auprès de votre administration si la demande doit être adressée à la direction, au service des ressources humaines ou à votre responsable hiérarchique. Dans la fonction publique territoriale, un centre de gestion peut aussi intervenir selon la situation de l’agent.
- Un objet explicite : la formule « demande de placement en congé de longue maladie (CLM) » décrit immédiatement la démarche et facilite le classement du dossier.
- La date de début souhaitée : mentionnez une date précise. Cette indication est particulièrement utile si vous êtes déjà en congé de maladie ordinaire ou si la demande intervient dans le prolongement d’une absence.
- La durée prévisionnelle : indiquez la période demandée sans la présenter comme une décision acquise. Vous pouvez écrire : « pour une durée prévisionnelle de six mois ». La durée mentionnée dans le courrier reste une demande soumise à l’instruction de l’administration.
- Les pièces jointes : annoncez le certificat médical et les autres documents éventuellement demandés par votre administration. Ne joignez que les éléments prévus par la procédure qui vous a été communiquée et transmettez les pièces médicales par le canal indiqué.
Ne détaillez pas la pathologie dans la lettre
La lettre administrative doit expliquer que votre état de santé empêche l’exercice normal de vos fonctions et qu’un suivi médical prolongé est nécessaire. Elle n’a pas à préciser le diagnostic, le traitement ou un code CIM-10. Ces informations relèvent du secret médical.
Le certificat médical détaillé établi par le médecin traitant doit suivre le circuit confidentiel indiqué par votre employeur. La lettre et le certificat n’ont pas le même rôle : la première formalise la demande administrative, tandis que le second apporte les éléments médicaux nécessaires à son examen. Cette séparation protège votre vie privée sans priver l’administration des informations utiles à l’instruction.
Préparer les pièces et transmettre le dossier sans fragiliser la confidentialité
Avant l’envoi, préparez un dossier simple, lisible et traçable. La liste exacte des documents peut varier selon votre versant de fonction publique, votre statut et les consignes internes. En cas de doute, demandez au service des ressources humaines quel canal utiliser pour les pièces médicales et quelles pièces administratives joindre.
| Élément | Utilité | Précaution |
|---|---|---|
| Lettre de demande signée | Formalise votre demande de CLM | Conservez une copie datée et signée |
| Certificat médical détaillé | Justifie médicalement la demande | Transmettez-le sous pli confidentiel ou selon la procédure indiquée |
| Pièces administratives demandées | Complètent l’instruction du dossier | Vérifiez qu’elles correspondent à votre situation |
| Preuve d’envoi ou de dépôt | Permet de suivre la démarche | Archivez-la avec une copie complète du dossier |
Votre demande déclenche l’instruction du dossier. L’administration peut ensuite solliciter un complément ou une expertise médicale, avant de prendre une décision. Anticipez cette circulation pour éviter les envois dispersés : numérotez vos pièces, gardez une copie identique du dossier transmis et notez la date de chaque échange.
Cette organisation vous permettra de répondre rapidement si un document est demandé. Elle évite aussi de devoir reconstituer le dossier dans une période déjà difficile. Conservez les courriels, récépissés, accusés de réception et courriers reçus avec votre copie de la demande.
Choisir un envoi traçable
Un envoi recommandé avec accusé de réception est une solution pratique lorsque votre administration accepte ce mode de transmission. Un dépôt contre récépissé ou un dispositif dématérialisé interne peut également être prévu. L’essentiel est de respecter le canal demandé et de pouvoir établir la date de transmission.
Lorsque cela est nécessaire, séparez les documents médicaux confidentiels du courrier administratif. N’adressez pas un certificat détaillé à un destinataire qui n’est pas habilité à en prendre connaissance. En cas d’incertitude, demandez au service compétent les modalités précises de transmission avant l’envoi.
CLM, congé de maladie ordinaire et CLD : ne pas confondre les démarches
Le congé de maladie ordinaire, le congé de longue maladie et le congé de longue durée répondent à des cadres distincts. Le régime applicable dépend de votre situation médicale et statutaire. Il ne se déduit pas seulement de la durée de l’arrêt.
Votre courrier doit donc demander un CLM lorsque cette démarche correspond à votre situation, sans chercher à trancher seul toutes les conditions médicales ou réglementaires. Les trois dispositifs peuvent être distingués de la manière suivante :
- Congé de maladie ordinaire (CMO) : il correspond à un arrêt de maladie dans le cadre ordinaire.
- Congé de longue maladie (CLM) : il concerne une situation de santé prolongée qui rend difficile ou impossible l’exercice normal des fonctions et nécessite un suivi adapté.
- Congé de longue durée (CLD) : il relève d’un autre régime statutaire et ne doit pas être demandé automatiquement à la place du CLM.
Les modalités ne sont pas nécessairement identiques dans la fonction publique d’État, la fonction publique territoriale et la fonction publique hospitalière. Elles peuvent aussi différer selon que vous êtes fonctionnaire titulaire, stagiaire ou agent contractuel.
Le modèle reste une base de rédaction utile, mais le destinataire, les formulaires éventuels et les pièces attendues doivent être confirmés auprès de votre administration employeur. Cette vérification est préférable avant de transmettre des documents médicaux ou de retenir une date de début.
Après l’envoi : instruction, complément, refus ou renouvellement
Après réception, l’administration examine la demande. Elle peut demander des documents complémentaires ou organiser une expertise médicale. Répondez dans le délai indiqué et conservez une trace de chaque échange. Les éléments médicaux doivent être adressés au destinataire habilité, tandis que les échanges avec le service administratif doivent rester limités aux informations nécessaires.
Si la demande est refusée ou incomplète
Un refus, une demande de complément ou une décision différente de celle attendue appelle d’abord une vérification écrite. Demandez la décision et les motifs communiqués, puis consultez les voies et délais de recours qui y sont mentionnés.
Si nécessaire, sollicitez le service des ressources humaines, votre représentant du personnel ou un conseil compétent pour comprendre la suite de la procédure. Ne laissez pas passer un délai de recours avant d’avoir identifié la démarche adaptée et les documents à fournir.
En cas de renouvellement ou de reprise
Pour un renouvellement, reprenez la structure du modèle en précisant qu’il s’agit d’une prolongation. Indiquez la nouvelle période souhaitée et joignez les pièces demandées selon la procédure applicable. La lettre doit rester claire, même si l’administration dispose déjà d’une partie de votre dossier.
À l’approche d’une reprise, renseignez-vous sur les formalités liées à la réintégration et à l’aptitude physique. Une demande claire, des pièces correctement transmises et un dossier archivé vous donnent des repères fiables à chaque étape de la démarche.